Cara Menyusun Rencana Kerja

Rencana kerja adalah serangkaian tujuan dan proses yang bisa membantu tim dan/atau seseorang mencapai tujuan tersebut. Dengan membaca rencana kerja, Anda bisa memahami skala sebuah proyek dengan lebih baik. Ketika digunakan di dunia kerja maupun akademik, rencana kerja membantu Anda mengerjakan proyek dengan teratur. Melalui rencana kerja, Anda memecah proses jadi tugas-tugas kecil yang ringan sekaligus mengetahui apa saja yang Anda ingin capai. Pelajari cara membuat rencana kerja agar Anda lebih siap saat mengerjakan proyek berikutnya.

1

Tentukan untuk apa rencana kerja itu Anda susun. Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar Anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik. Ingat, sebagian besar rencana kerja berlaku untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.

• Di kantor rencana kerja membantu atasan Anda mengetahui proyek apa yang akan Anda kerjakan selama beberapa bulan ke depan. Atasan Anda butuh informasi itu biasanya seusai tinjauan kinerja tahunan atau ketika tim Anda menggarap proyek besar. Rencana kerja juga bisa berupa hasil dari sesi perencanaan strategis yang dibuat perusahaan di awal kalender atau tahun fiskal baru.
• Di dunia akademik rencana kerja cocok digunakan oleh mahasiswa untuk mengerjakan proyek besar, atau oleh dosen untuk merancang silabus per semester.
• Untuk proyek pribadi, rencana kerja memberi Anda gambaran, apa yang Anda berniat lakukan, bagaimana Anda akan melakukannya, dan kapan Anda berencana menyelesaikannya.

2 Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk rencana kerja profesional, Anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang. Atasan atau manajer Anda akan memperoleh informasi yang mereka butuhkan untuk memahami rencana kerja itu. Sebaliknya, dalam rencana kerja akademik biasanya tidak perlu ada pendahuluan dan latar belakang.

• Pendahuluan sebaiknya singkat dan menarik. Ingatkan atasan Anda kenapa Anda membuat rencana kerja itu. Kenalkan padanya proyek yang akan Anda kerjakan selama kurun waktu tertentu.
• Latar belakang sebaiknya menyoroti alasan Anda membuat rencana kerja itu. Anda bisa melakukannya, misalnya, dengan menyajikan detail atau statistik laporan terbaru, mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi, atau alasan lainnya berdasarkan masukan dan umpan balik yang Anda terima selama mengerjakan proyek sebelumnya.

3

Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja, keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya, tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.

• Tujuan adalah gambaran keseluruhan proyek Anda. Tuliskan apa saja hasil akhir yang Anda inginkan dari rencana kerja itu. Usahakan cakupannya luas. Misalnya, Anda ingin menyelesaikan makalah penelitian atau belajar menulis.
• Target sebaiknya spesifik dan nyata. Dengan kata lain, Anda harus bisa mencoret langkah-langkah yang ada di daftar target setelah Anda menyelesaikannya. Menemukan narasumber yang bisa diwawancarai untuk makalah penelitian Anda termasuk contoh target yang bagus.
• Kalau target-target yang ada terlalu beragam, Anda bisa memecahnya jadi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Misalnya, target jangka pendek perusahaan untuk meningkatkan jumlah audiens sebesar 30% dalam tiga bulan berbeda dengan target jangka panjang untuk memperkuat visibilitas merek (brand) di media sosial selama setahun.
• Target biasanya ditulis dalam kalimat aktif menggunakan kata kerja tindakan dengan makna spesifik. Misalnya, "merencanakan", "menulis", "meningkatkan", dan "mengukur". Hindari kata kerja dengan makna samar seperti "memelajari", "memahami", dan "mengetahui".

4

Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mencari hasil yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.

• Specific berarti terperinci. Apa tepatnya yang akan kita lakukan untuk siapa? Uraikan populasi yang akan Anda layani dan semua tindakan spesifik yang akan Anda gunakan untuk membantu mereka.
• Measurable berarti terukur. Apakah target itu kuantitatif dan bisa diukur? Bisakah Anda menghitung hasilnya? Apakah Anda menyusun rencana kerja itu sehingga "tingkat kesehatan di Afrika Selatan meningkat pada tahun 2012"? Atau, apakah Anda menyusunnya agar "jumlah kasus infeksi HIV/AIDS pada bayi yang baru lahir di Afrika Selatan turun sebanyak 20% pada tahun 2020"?
• Ingat, angka dasar perlu ditentukan untuk menghitung perubahan. Kalau Anda tidak tahu berapa banyak bayi yang baru lahir di Afrika Selatan yang terjangkiti HIV/AIDS, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa jumlah kasus berkurang 20%?
• Achievable berarti bisa dicapai. Bisakah Anda menyelesaikannya dalam waktu yang telah ditetapkan dengan sumber daya yang Anda miliki? Mengingat segala keterbatasan yang ada, target Anda harus realistis. Meningkatkan penjualan hingga 500% masuk akal kalau perusahaan Anda tergolong kecil. Meningkatkan penjualan hingga 500% adalah target yang nyaris mustahil tercapai oleh perusahaan yang telah mendominasi pasar.
  • Di situasi tertentu, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan seorang pakar untuk memastikan target-target dalam rencana kerja Anda memang bisa dicapai.
• Relevant adalah terkait kepentingan. Akankah target itu berdampak pada tujuan atau strategi yang Anda inginkan? Walau penting bagi kesehatan umumnya, benarkah pengukuran tinggi badan dan berat badan siswa SMA bisa langsung mengarah ke perubahan prosedur kesehatan mental? Pastikan target dan metode kerja Anda memiliki keterkaitan yang jelas dan intuitif.
• Time bound adalah terikat waktu. Kapan target itu tercapai, dan/atau kapan Anda tahu Anda telah menyelesaikannya? Tentukan tanggal berakhirnya proyek. Sebutkan pula, kalau ada, hasil akhir seperti apa yang bisa menyebabkan proyek Anda berakhir lebih dini, dengan semua hasil tercapai.

5

Cantumkan sumber daya yang Anda miliki. Dalam daftar ini tulis semua yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan target. Sumber daya beragam bentuknya, tergantung untuk apa rencana kerja itu Anda buat.

• Sumber daya di kantor meliputi anggaran keuangan, karyawan, konsultan, bangunan atau ruangan, dan buku-buku. Anggaran yang mendetail bisa Anda lampirkan kalau rencana kerja itu lebih formal.
• Sumber daya di dunia akademis meliputi akses ke berbagai perpustakaan; bahan penelitian seperti buku-buku, koran, dan jurnal; komputer dan akses internet; serta profesor atau orang lain yang bisa membantu Anda ketika Anda ingin bertanya.

6

Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya Anda mencapai tujuan dan target. Misalnya, ketika mengerjakan tugas penelitian di sekolah atau kampus, jadwal Anda ternyata terlalu padat sehingga Anda tidak bisa meneliti dan menulis dengan baik. Karena itu, batasan Anda adalah jadwal yang padat. Coba hilangkan komitmen lain sepanjang semester itu agar Anda bisa menyelesaikan rencana kerja secara efektif.

7

Siapa yang bertanggung jawab? Pertanggungjawaban adalah elemen penting rencana yang baik. Siapa yang bertanggung jawab atas penyelesaian tiap tugas? Walau ada tim yang mengerjakan sebuah tugas, satu orang harus bertanggung jawab memastikan tugas itu selesai tepat waktu.

8

Tulis strategi. Amati rencana kerja Anda, kemudian putuskan bagaimana Anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.

• Tulis daftar tindakan yang terperinci. Kenali apa yang harus terjadi tiap hari atau tiap minggu agar tujuan Anda tercapai. Cantumkan juga tindakan apa saja yang harus dilakukan oleh anggota tim lainnya. Anda bisa menggunakan software manajemen proyek atau kalender pribadi untuk mengatur informasi ini.
• Buat jadwal. Walau Anda boleh membuat jadwal kerja tentatif, kejadian atau situasi tidak terduga bisa muncul sewaktu-waktu. Karenanya, sediakan ruang di jadwal Anda untuk menghindari keterlambatan.